こんにちわ、Tauです。
みなさんはEXCELをお使いでしょうか？
EXCELって使いこなせると、分析や資料作成等で非常に便利なツールですよね。
でも、経験の無い人にとっては、なんだかとても難しそうなツール。
「EXCELでデータまとめて！」って一言で、EXCEL初心者は固まってしまう…。
そんなEXCEL初心者に心得ておいてもらいたいことを書いてみたいと思います。
心得１：誰かと共有するものと心得る
業務中にEXCELで作成したファイル／文書は、多くの場合、誰かと共有することになります。
ですので、自分だけが理解できる書き方／まとめ方は極力避けるべきです。
言い換えると、「見やすい」「分かりやすい」「使いやすい」という所に配慮すべきということ。
社会に出て大体10年経つので色々な人を見てきましたが、EXCEL初心者の方で多いのはこれら配慮が不足していること。
技術的な知識が無いため致し方ない部分もありますが、それ以前の部分でです。
パッと思いつく範囲で具体例を挙げますと…
- 文字がはみ出していて表示しきれていない（見やすさの配慮不足）
- 数値の単位がごちゃごちゃ（分かりやすさの配慮不足）
- ファイル名が悪い。例えば、book1のまま（使いやすさの配慮不足）
とまぁ、こんな感じです。
心得２：印刷して使うものと心得る
ここでほんの少しだけ、技術的な要素が入ってきます。
業務中にEXCELで作成したファイル／文書は、多くの場合、印刷して使うことになります。
ですので、正しく印刷できるように印刷範囲を設定した上でファイルを保存／受け渡しすべきということです。
EXCEL初心者の方に、この辺りの配慮不足の方は多いですね。
あるいは、「学生時代にEXCEL使ってました！」という新卒の人にも、この手の配慮が足りない人は結構多いです。
ファイルの受け取り手に印刷範囲を設定させるなんて事は、基本的には避けるようにしましょう。
心得３：ベストな場所と倍率で保存するものと心得る
更にもう少し技術的な要素が入ってきてしまいます。
EXCELでファイルを開くと、最後に保存した表示場所と表示倍率で開くはずです。
受け取り手／読み手の人に最初に見て欲しい表示場所と表示倍率で、つまりベストな表示場所と表示倍率で保存しましょう。
この心得には、心得１に通じる部分があります。
最初から見るべき場所と倍率で表示されれば…
- どこを見るか悩まずに済む（見やすさ／分かりやすさの配慮）
- 画面移動などの無駄な動作が不要（使いやすさの配慮）
となるので、受け取りて／読み手の人に親切ですよね！
まとめ
EXCEL初心者にまず心得ておいてもらいたいことを書いてみました。
- 心得１：誰かと共有するものと心得る
- 心得２：印刷して使うものと心得る
- 心得３：ベストな場所と倍率で保存するものと心得る
正真正銘のEXCEL初心者へ向けた記事ですが、誰もが最初は初心者のはず。
いつか誰かの役に立つと良いのですが…。
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